Pengertian Struktur dan Desain Organisasi
Struktur adalah cara sesuatu disusun atau dibangun organisasi yang
merupakan suatu wadah berkumpulnya minimal dua orang untuk mencapai sebuah
tujuan. Struktur Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap
bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan
operasional untuk mencapai tujuan.Struktur
organisasi adalah bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompok- kan, dan
dikoordinasikan secara formal.Struktur organisasi ialah susunan pembagian tugas
secara formal yang ada dalam sebuah organisasi.
Selain memiliki struktur, organisasi juga memiliki desain organisasi.
desain organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses
penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek
pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan
yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.
Keputusan Manajerial dan Tiga Dimensi Struktur Organisasi
a. Keputusan Manajerial
Pengambilan keputusan (decision making) adalah proses identifikasi masalah
dan kesempatan kemudian memecahkannya. Pengambilan keputusan yang baik
merupakan bagian vital dari maanjemen yang baik, karena keputusan-keputusan
yang menentukan bagaimana suatu cara organisasi menyelesaikan masalah,
mengalokasikan sumber daya dan meraih sasaran.
4 keputusan manajerial sebagai
pembentuk struktur organisasi meliputi :
1. Pembagian kerja, menyangkut kadar dari
spesialisasi pekerjaan. Para manager membagi seluruh tugas organisasi
menjadi pekerjaan-pekerjaan khusus yang tersusun dari aktivitas-aktivitas
khusus. Secara ringkas dapat dinyatakan bahwa pembagian
kerja akan mempengaruhi tingkat prestasi organisasi melalui minimisasi
ketergantungan pada individu-individu tertentu atau perpindahan yang percuma
komponen-komponen pekerjaan besar. Disamping itu, pembagian kerja
(spesialisasi) mengandung konsekuensi- konsekuensi pada perilaku para karyawan,
seperti menurunkan keterlibatan dan kepuasan kerja karyawan, menimbulkan
kebosanan karena pekerjaan menjadi monoton, mengakibatkan tingkat keterkaitan
karyawan lebih rendah dan kehilangan motivasi yng mengarah kepada
ketidakefisienan.
Contoh : Seorang Account Representative pada Kantor Pajak yang
memiliki pekerjaan khusus seperti pengawasan kepatuhan kewajiban
perpajakan, melaksanakan bimbingan dan melaksanakan himbauan kepada Wajib Pajak
(WP).Pendelegasian Kewenangan. Proses pembagian kewenangan dari atas ke bawah
dalam organisasi.
2. Pendelegasian kewenangan (delegation of
authority) mengacu secara khusus pada kewenangan pengambilan keputusan, bukan
melakukan pekerjaan. Pendelegasian kewenangan memiliki efek positif pada
pengembangan manager professional, dan membawa iklim persaingan dalam
organisasi.
3. Pembagian Departemen. Cara organisasi dibagi
secara structural. Pembagian departemen ini dapat dikelompokkan menjadi
pembagian departemen berdasarkan fungsinya (functional departementalization),
berdasarkan wilayah (geographic departementalization), berdasarkan produk
(product departementalization), berdasarkan pelanggan (customer
departementalization).
Departementasi yang lebih khusus, secara ringkas dapat
dijelaskan sebagai berikut:
1. Waktu dapat dibagi menjadi
shift pertama, shift kedua, dan shift ketiga.
2. Pelayanan (Service) yang
mencerminkan kelas pertama, kelas kedua, dan kelas turis dalam suatu kapal
pesiar.
3. Langganan dapat terdiri dari
departemen penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah, militer dan
konsumen akhir.
4. Peralatan dapat diperinci, misal
didalam kelompok produksi, menjadi Departemen pemotongan, perakitan dan
pembungkusan.
5. Urutan angka (alpha-numerical)
dapat digunakan dalam pelayanan telephone dimana nomor-nomor
0000-5000 ditempatkan dalam satu Departemen dan nomor-nomor 5001-9999 dalam
Departemen lain.
Semakin besar dan kompleks suatu organisasi, akan
sangat logis bila digunankan tipe Departementasi organisasi kombinasi berbagai
tipe diatas, yang dikenal segabai desain organisasi campuran (hybird
design) atau sering juga disebut mixed departementation.Sebagai
contoh, suatu perusahaan industri besar mungkin diorganisasi menurut wilayah
pada tingkat horizontal pertama, dan tingkatan-tingkatan selanjutnya diorganisasi
atas dasar produk, fungsi, peralatan dan waktu.
Departementasi fungsional. Pendekatan
fungsional untuk mengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi ini mungkin
merupakan tie Departementasi yang paling umum dan luas digunakan dalam
merancang struktur organisasi. Departementasi fungsional dapat dijumpai dalam
semua tipe organisasi. Sebagai contoh, dalam suatu organisasi Manufacturing,
fungsi-fungsi vital yang memungkinkan perusahaan beroperasi dan menjaga
kelangsungan hidupnya.
Kebaikan utama Departementasi fungsional adalah
berkaitan denan aspek-aspek positif spesialisasi . secara teoritis,
fungsionalisme akan mengingkatkan efisiensi dan memungkinkan pemanfaatan
karyawan dan peralatan paling ekonomis.
Departementasi produk. Dengan
berkembangnya organisasi formal departemetasi fungsional menjadi semkain sulit
dan tidak praktis lagi. Dalam hal ini, manajemen dapat membentukdivisi-divisi
setengah otonom, yang masing-masing dirancang, memproduksi dan memasarkan
sendiri produk-produknya. Setiap produk atau lini produk dikelola oleh seorang
manajer yang bertanggung jawab kepada direktur organisasi.
Departementasi wilayah. Bila
organisasi beroperasi diwilayah-wilayah yang tersebar, maka Departementasi atas
dasar wilayah akan diperlukan. Kegiatan pemasaran yang beroperasi dibanyak
daerah dalam suatu negara sering dibagi menjadi kelompok-kelompok wilayah
dengan manajer pemasaran tersendiri (Area Manajer) untuk setiap lokasi.
Tipe organisasi divisional ini mempunyai berbagai
kebaikan dan kelemahan. Kebaikan-kebaikan antara lain: pengambilan keputusan
lebih cepat dan dengan kemungkinan kualitas lebih baik, koordinasi tugas lebih
mudah dilaksanakan, karena ada pemusatan kegiatan, beban manajemen pusat
menjadi lebih ringan, karena ada pendelegasian wewenang; dan pertanggung
jawaban lebih jelas. Sedangkan kelemahan-kelemahanya antara lain: kepentingan
seluruh organisasi kurang diperhatikan, karena kepentingan terpusat pada ukuran
prestasi divisi; meningkatkan biaya operasional organisasi, karena cenderung
terjadinya kelebihan staff, duplikasi sumber daya dan peralatan; dan mem
persulit alokasi sumber daya dan konsistensi kebijaksanaan.
4. Rentang Kendali adalah jumlah bawahan yang
melapor kepada atasan. rentang ini merupakan satu faktor yang mempengaruhi
bentuk dan tinggi suatu struktur organisasi.
b. Tiga
Dimensi Struktur Organisasi
1.
KOMPLEKSITAS
Kompleksitas adalah Kompleksitas merujuk pada
tingkatan diferensiasi yang ada di dalam sebuah organisasi. , mempertimbangkan
tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasitermasuk di
dalamnya tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di
dalam hirarki organisasi serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi
tersebar secara geografis.
3 BENTUK DIFERENSIASI :
Diferensiasi
Horisontal, merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi
para anggotanya, sifat dari tugas yang mereka laksanakan dan tingkat pendidikan
dan pelatihannya. Semakin banyak jenis pekerjaan yang ada dalam organisasi yang
membutuhkan pengetahuan dan keterampilan yang istimewa, semakin kompleks pula
organisasi tersebut.
Diferensiasi
Vertikal, merujuk pada kedalaman struktur. Makin banyak tingkatan yang terdapat
diantara top management dan tingkat hirarki yang paling rendah, makin besar
pula terjadinya distorsi dalam komunikasi dan makin sulit mengkoordinasi
pengambilan keputusan dari pegawai manajerial, serta makin sukar bagi top
manajer untuk mengawasi kegiatan bawahannya.
Diferensiasi
Spasial, merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi kantor, pabrik dan personalia
sebuah organisasi tersebar secara geografis. Diferensiasi dapat dilihat sebagai
perluasan dari dimensi horizontal dan vertical, artinya adalah mungkin untuk
memisahkan tugas dan pusat kekuasaan secara geografis. Pemisahan ini mencakup
penyebaran jumlah dan jarak.
2.
FORMALISASI
Formalisasi yaitu sejauhmana organisasi
menyandarkan dirinya pada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku
dari para pegawainya. Formalisasi merujuk pada tingkat sejauh mana pekejaan
dalam organisasi itu distandarisasikan. Jika sebuah pekerjaan sangat
diformalisasikan maka pemegang pekerjaan itu hanya mempunyai sedikit kebebasan
mengenai apa yang harus dikerjakan, bilamana mengerjakannya dan bagaimana harus
melakukannya.Dengan demikian formalisasi adalah suatu ukuran tentang
standarisasi.Formalisasi akan diukur dengan
menentukan apakah organisasi tersebut mempunyai manual mengenai kebijakan dan
prosedur, menilai jumlah keistimewaan peraturannya, melihat kembali uraian
pekerjaan untuk melihat tingkat kerumitan. Jika kita berbicara mengenai
formalisasi maka kita merujuk pada peraturan tertulis organisasi.
3.
SENTRALISASI VS DESENTRALISASI
Sentralisasi, merujuk kepada
tingkat dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal
di dalam organisasi. Konsentrasi yang tinggi menyatakan adanya sentralisasi
yang tinggi, sedangkan konsentrasi yang rendah menunjukkan sentralisasi yang
rendah atau yang disebut Desentralisasi. Dalam Sentralisasi harus memperhatikan Sentralisasi hanya
memperhatikan struktur
formal dan bukan dengan organisasi informal.
Hambatan sentralisasi :
— Hanya memperhatikan struktur formal.
— Memperhatikan kebebasan dalam
pengambilan keputusan.
— Konsentrasi pada seseorang,
unit atau tingkat.
— Kontrol dari top manajemen, tetapi
keputusan tetap terletak pada anggota tingkat rendah.
Keuntungan desentralisasi :
— setiap manajer
mempunyai keterbatasan terhadap jumlah informasi
— Dapat menanggapi perubahan dengan cepat.
— Memberi masukan lebih rinci
bagi pengambil keputusan.
— Memotivasi pegawai untuk memberi kesempatan dlm
pengambilan keputusan.
— Memberi peluang pelatihan bagi
manajer tingkat rendah.
Keuntungan
sentralisasi :
— Keputusan komprehensif yang
akan diambil.
— Penghematan dan lebih efektif
2.3 Dimensi Struktur
Tinjauan mengenai struktur organisasi
biasanya cukup memadai dengan menggunakan tiga parameter yang telah di jelaskan
di atas. Sebagian besar telah di bahas pada bagian dua yaitu kompleksitas,
formalitas, dan sentralitas.
- Berbagai
Fungsi Yang Melekat Pada Struktur Organisasi
Pengembangan struktur organisasi formal bersangkutan
juga dengan penyusunan hubungan-hubungan yang terjadi dalam struktur.
Hubungan-hubungan sebagai fungsi-fungsi struktural yang terjadi secara garis
besar dapat diperinci sebagai berikut :
1. Wewenang. Arti wewenang (Authority) adalah hak
melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan
sesuatu.
2. Kekuasaan. Kekuasaan (Power) sering dicampur adukan
dengan wewenang. Walaupun kekuasaan dan wewenang sering ditemui bersama, tetapi
keduanya berbeda. Bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, kekuasaan
adalah untuk melakukan hal tersebut.
3. Tanggung jawab. Tanggung jawab (Responsibility) adalah
kewajiban untuk melakukan sesuatu. Dalam organisasi, tanggung jawab adalah
kewajiban seseorang untuk melaksanakan tugas untuk fungsi organisasi.
4. Akuntabilitas. Tidak seperti tanggung jawab,
Akuntabilitas (Account-Ability) adalah faktor diluar individu dan perasaan
pribadinya. Bila seseorang manajer menghendaki pertanggungjawaban untuk suatu
kegiatan yang dilakukan bawahan dapat dinyatakan akuntabilitas terjadi.
5. Komunikasi dalam Organisasi. Dalam organisasi
formal, arus informasi mengalir secara khusus. Struktur organisasi diharapkan
dapat menjadi alat utama bagi komunikasi formal ini. Komunikasi seperti
pemberian perintah, permintaan akan suatu informasi, dan penerangan tentang
keputusan manajemen sering mengalir dari atas ke bawah melalui tingkatan
Organisasi.
6. Hubungan Lini dan Staff. Masih berhubungan dengan
konsep wewenang dikenal apa yang disebut Hubungan Lini Dan Staff. Keduanya ini
merupakan pendekatan yang berbeda untuk menentukan Deskripsi wewenang dalam
Organisasi.
7. Rentang Kendali. Yang dimaksud rentang kendali atau
pengawasan (Span Of Control) adalah beberapa orang jumlah bawahan yang dapat
dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan. Rentang Kendali sering
disebut dengan istilah-istilah span of supervision, span of
authority, span of management dan span of attention.
8. Sentrailisasi dan desentralisasi. Bila wewenang didelegasikan atau
dilimpahkan meluas dalam suatu organisasi, desentralisasi wewenang terjadi.
9. Rantai wewenang scalar. Karena keseluruhan kegiatan organisasi dibagi-bagi
dan dikelompokan atas dasar fungsi, produk, wilayah dan sebagainya, dan karena
adanya saling ketergantungan diantaranya, maka kegiatan-kegiatan tersebut harus
diintegrasikan.
10. Kesatuan
perintah. Satu aspek dasar struktur organisasi lainya (implicit dalam rantai
scalar) adalah “satu orang, satu atasan”. Ini berarti bahwa seseorang bawahan
hendaknya hanya menerima instruksi dari sumber tunggal. Kesatuan perintah
terutama dimaksudkan untuk memudahkan koordinasi.
11. Ukuran, yaitu jumlah anggota dalam organisasi
12. Komponen administratif, yaitu presentase total jumlah anggota yang
menjalankan tanggung jawab administratif.
13. Spesialisasi, yaitu jumlah kekhususan yang dilakukan dalam anggota.
14. Standarisasi, yaitu adanya prosedur prosedur untuk mengatur peristiwa
atau aktivitas yang bersifat berulang atau regular.
15. Formalisasi, yaitu sejauh mana aturan, prosedur, aturan dilakukan
secara tertulis.
16. Sentralisasi, Konsentrasi wewenang pengambilan keputusan.
17. kompleksitas, jumlah diferensiasi vertikal, jumlah unit atau
departeman.
18. Integrasi, kualitas kerja sama antara unit unit yang dibutuhkan untuk
menyatukan tujuan, atau rencana rencana dan umpan balik yang digunakan untuk
mengkoordinasi unit unit.
19. diferensiasi, jumlah fungsi fungsi khusus yang di jalankan dalam
organisasi, atau perbedaan dalam orientasi kognitif dan emosional antara pada
manager dari departeman yang berbeda.
2.4 Model Desain Organisasi
Model desain organisasi
adalah mekanisme-mekanisme formal pengelolaan suatu organisasi yang menunjukkan
kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara
fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang
menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda
dalam suatu organisasi. Desain mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja,
standardisasi, koordinasi, sentralisasi, desentralisasi dalam pembuatan keputu
san dan besaran satuan kerja.
Organisasi organik fleksibel terhadap perubahan tuntutan
lingkungan karena desain organisasi organik mendorong pemanfaatan yang lebih
besar dari potensi manusia.Manajer didorong memakai praktik yang memacu seluruh
motivasi manusia melakukan desain pekerjaan yang menekankan pada pertumbuhan
pribadi dan tanggung jawab. Pengambilan keputusan, pengendalian, dan proses
penetapan sasaran desentralisasi dan disebarkan pada semua tingkat organisasi.
Komunikasi mengalir ke seluruh organisasi, tidak begitu saja turun menurun
garus komando.
Sedangkan, oranisasi mekanistik merupakan
desain organisasi menekankan pada kepentingan pencapaian produksi yang tinggi
dan efisien melalui penggunaan aturan dan prosedur yang ekstensif, sentralisasi
wewenang, dan spesialisasi tenaga kerja yang tinggi.
Tabel perbedaan organisasi mekanistik dan
organisasi organik
|
Proses
|
Struktur Mekanistik
|
Struktur Organik
|
|
Kepemimpinan
|
Tidak ada rasa percaya dan keyakinan. Bawahan tidak merasa bebas
mendiskusikanmasalah pekerjaan dengan atasan yang sebaliknya manarik ide dan
pendapat mereka.
|
Memiliki rasa percaya dan keyakinan antara atasan dan bawahan dalam semua
hal. Bawahan merasa bebas mendiskusikan dengan atasan yang sebaliknya menarik
ide dan pendapat mereka.
|
|
Motivasi
|
Langkah hanya fisik, keamanan, dan motif ekonomi melalui penggunaan
sanksi dan ancaman. Sikap tidak mendukung pada organisasi terjadi diantara
karyawan.
|
Langkah penuh dengan motivasi melalui penggunaan partisipasi. Sikap lebih
mendukung pada organisasi dan tujuan.
|
|
Komunikasi
|
Informasi mengalir ke bawah dan cenderung terdistorsi tidak akurat, dan
dipandang mencurigakan oleh bawahan.
|
Informasi mengalir bebas ke seluruh organisasi, atas, bawah dan ke
samping. Informasi akurat dan tidak distorsi.
|
|
Interaksi
|
Tertutup dan terbatas. Bawahan hanya memberi efek yang kecil pada tujuan
departemen, metode dan aktivitas.
|
Terbuka dan ektensif. Baik atasan dan bawahan dapat mempengaruhi tujuan,
metode dan aktivitas.
|
|
Keputusan
|
Relatif sentralisasi. Terjadi hanya pada posisi puncak organisasi.
|
Relatif desentralisasi. Terjadi pada semua tingkat melalui proses
kelompok.
|
|
Penetapan Tujuan
|
Dilokasikan pada organisasi puncak, tidak mendorong partisipasi kelompok.
|
Mendorong partisipasi dalam menetapkan sasaran yang tinggi dan realistik.
|
|
Pengendalian
|
Sentralisasi. Penekanan pada bentuk menyalahkan atas terjadinya
kesalahan.
|
Tersebar di organisasi. Penekanan pengendalian sendiri dan pemecahan
masalah.
|
|
Tujuan Kinerja
|
Rendah dan secara pasif dicari manajer, yang tidak menunjukkan komitmen
atas pengembangan SDM organisasi.
|
Tinggi dan aktif dicari atasan, yang memahami kebutuhan komitmen penuh
untuk mengembangkan malalui pelatihan SDM organisasi.
|
Sumber :
https://martininobel.wordpress.com/perilaku-organisasi/struktur-dan-desain-organisasi/